Canadian Association of Language Assessment / Association canadienne pour l'évaluation des langues

ARTICLE 1: NAME AND AFFILIATIONS
The Association shall be known in English as The Canadian Association of Language Assessment and in French as l’Association canadienne pour l’évaluation des langues. Its official acronym shall be CALA in English and ACEL in French.

Internationally, CALA is affiliated with the International Language Testing Association (ILTA).

ARTICLE 2: OBJECTIVES
2.1   The general objective of the Association is to promote best practices in language assessment design, practice, research, and scholarship in the Canadian context, in both academic and occupational/professional settings.

2.2   The specific objectives of the Association are the following:
. to disseminate knowledge about language assessment to all interested individuals and organizations (including educators);
. to form a platform for communication among researchers in the field of language assessment in Canada;
. to provide consultation on sensitive, high stakes language assessment practices as well as fair practices in language assessment;
. to advise local, provincial and federal agencies and organizations on issues related to language assessment; and
. to oversee the annual CALA/ACEL symposium/conference. 

ARTICLE 3: OFFICIAL LANGUAGES
3.1   The official languages of the Association are English and French.

ARTICLE 4: MEMBERSHIP
4.1   Members of the Association are of two categories: regular members and student members.

4.1.1     Regular membership shall be open to any person upon payment of annual dues.

4.1.2     Students are entitled to student membership on presentation of proof of student status.

4.2   Both regular and student members in good standing have voting rights.

4.3   Members in good standing may present papers at the annual CALA/ACEL symposium/conference.

4.4   Annual dues cover membership from January 1 to December 31.

 
ARTICLE 5: EXECUTIVE BOARD
5.1   The Executive Board conducts the affairs of the Association, exercises the executive power of the Association, and reports on its activities and initiatives at the Annual General Meeting.

5.2   The Executive Board of the Association consists of four (4) to six (6) elected members in the following positions:
. President (1)
. Vice-President (1)
. Secretary (1)
. Treasurer (1)
. Communications Officer (1-2)
. Member-at-large (1-2)

ARTICLE 6: RESPONSIBILITIES OF THE EXECUTIVE BOARD
6.1   The responsibilities of the Executive Board shall be the following:
. to oversee expenditures necessary to operate the Association;
. to oversee the activities of the Association;
. to establish Standing and Ad hoc committees and report on their proceedings at the Annual General Meeting;
. to communicate regularly with its members

ARTICLE 7: TERMS OF REFERENCE
7.1   The President is Director General of the Association and, as such:
. represents the Association as Chief Executive Officer;
. provides leadership to the Association;
. cultivates partnerships with other national and international organisations with the goal of promoting CALA;
as member of the committee that organizes that annual symposium/ conference of the Association;
. convenes and chairs the meetings of the Annual General Meeting and of the Executive Board.

7.2   The Vice-President discharges the duties of the President when the latter is either absent or unable to perform her/his duties. The Vice president, after serving his/her mandate, becomes President for the subsequent mandate. The Vice President performs the following tasks:
. chairs the committee that organizes the annual CALA/ACEL symposium/conference;
. coordinates translation services deemed necessary by the Association to balance its use of both official languages.

7.2.1     In the absence of a Communications Officer, the Vice President is responsible for the following functions:
. maintains the web site of the Association, keeping the pages of the website up to date and overseeing the development of new web site pages or new web site functions;
. provides regular updates to members and is the contact person for inquiries from non-members as well as communication between members and the Executive Board.

7.3   The Secretary
. prepares preliminary agendas for the Annual General Meeting and Executive Board meetings of the Association;
. draws up, distributes, and maintains a record of the minutes of Executive Board meetings as well as those of the Annual General Meeting; 
. is responsible for the official documents and all the records of the Association;
. keeps an up-to-date list of members with current email addresses, and sends renewal notices to members at the beginning of each calendar year.
. is member of the committee that organizes the annual CALA/ACEL symposium/conference. 

7.4   The Treasurer is responsible for the financial administration of the Association and, as such:
. is responsible for the official documents and all the records of the Association;
. oversees all banking operations of the Association;
. oversees the collection of membership dues to finance the Association;
. collects accounts payable to the Association;
. makes routine expenditures for the current business of the Association and also more important expenditures which have been duly approvedby the Executive Council;
. submits financial reports at each Annual General Meeting and accounts for the financial situation of the Association to the Executive Council, either periodically or at the latter’s request;
. takes measures to ensure that the Association annually submits appropriate forms to the Canada Revenue Agency and Industry Canada, as necessary.

7.5   The Communications Officer is responsible for the following tasks:
. maintains the web site of the Association, keeping the pages of the website up-to-date and overseeing the development of new web site pages or new web site functions.
. provides regular updates to members and is the contact person for inquiries from non-members as well as communication between members and the Executive Board;
. is member of the committee that organizes the annual CALA/ACEL symposium/conference.

7.6   The Member-at-large 
. is member of the committee that organizes the annual CALA/ACEL symposium/conference;
. may chair Standing or Ad hoc committees the Executive Council deems necessary to set up.

ARTICLE 8: AD HOC COMMITTEES
8.1   The Executive Board may, on its own initiative or at the request of members at the Annual General Meeting, set up any ad hoc committee deemed necessary within the framework of the Association.

8.2   The duties and the term of office for each committee are to be determined at the time such a committee is set up.

8.3   Ad hoc committees shall report directly to the Executive Board.


BY-LAWS OF THE CANADIAN ASSOCIATION OF LANGUAGE ASSESSMENT

 
DEFINITIONS

. “Act” means the Canada Not-For-Profit Corporations Act S.C. 2009, c. 23 including the Regulations made pursuant to the Act, and any statute or regulations that may be substituted, as amended from time to time;
. “the Association” means The Corporation, called here the Canadian Association of Language Assessment/L’association canadienne pour l’évaluation des langues
. “articles” means the original or restated articles of incorporation or articles of amendment, amalgamation, continuance, reorganization, arrangement or revival of the Corporation
. “board” means the Executive Board of the Association, and “directors” are the elected members of this Executive Board.
. “by-law” means this by-law and any other by-law of the Association as amended and which are, from time to time, in force and effect;
. “meeting of members” includes an annual meeting of members or a special meeting of members;

. “special meeting of members” includes a meeting of any class or classes of members and a special meeting of all members entitled to vote at an annual meeting of members;
. “resolution” means a resolution passed by a majority of not less than 50% plus 1 of the votes cast on that resolution;
. “special resolution” means a resolution passed by a majority of not less than two-thirds (2/3) of the votes cast on that resolution.
. “proposal”means a proposal submitted by a member of the Association

INTERPRETATION

In the interpretation of this by-law, words in one gender include all genders, and “person” includes an individual, body corporate, partnership, trust and unincorporated organization. Other than as specified above, words and expressions defined in the Act have the same meanings when used in these by-laws.

EXECUTION OF DOCUMENTS

Deeds, transfers, assignments, contracts, obligations and other instruments in writing requiring execution by the Association may be signed by any two (2) of its directors.

 
FINANCIAL YEAR END

The financial year end of the Association shall be December 31 in each year.


BANKING ARRANGEMENTS

The banking business of the Association shall be transacted at such bank carrying on a banking business in Canada as the board of directors may designate, appoint or authorize from time to time by resolution. The banking business or any part of it shall be transacted by a director of the Association and/or other persons as the Executive Board may by resolution from time to time designate, direct or authorize.


BORROWING POWERS

The directors of the Association may not borrow money on the credit of the Association.


ANNUAL FINANCIAL STATEMENTS

The Association shall send to the members a copy of the annual financial statements and other documents referred to in subsection 172(1) (Annual Financial Statements) of the Act. Instead of sending the documents, the Association may send a summary to each member along with a notice informing the member of the procedure for obtaining a copy of the documents themselves free of charge.

 
MEMBERSHIP CONDITIONS

Subject to the articles, there shall be two classes of voting members in the Association, namely, regular members and student members. Student members are differentiated from regular members in that the Executive Board of the Association may, by resolution, approve a discount or waiver of membership fees for this class of member. There is no class of non-voting member in the Association. 

The Executive Board of the Association may, by resolution, approve the admission of the members of the Association. Members may also be admitted in such other manner as may be prescribed by the board by resolution. The following conditions of both classes of membership shall apply:

Regular and student voting membership shall be available to persons who have applied and have been accepted for membership in the Association.
The term of regular and student membership shall be annual, subject to renewal in accordance with the policies of the Association.
As set out in the articles, each regular and student voting member is entitled to receive notice of, attend and vote at all meetings of members and each such regular and student voting member shall be entitled to one (1) vote at such meetings.

Pursuant to subsection 197(1) (Fundamental Change) of the Act, a special resolution of the members is required to make any amendments to this section of the by-laws if those amendments affect membership rights and/or conditions described in paragraphs 197(1)(e), (h), (l) or (m).


MEMBERSHIP TRANSFERABILITY

Membership in the Association may not be transferred.

Pursuant to Section 197(1) (Fundamental Change) of the Act, a special resolution of the members is required to make any amendment to add, change or delete this section of the by-laws.


NOTICE OF MEMBERS MEETING

Notice of the time and place of a meeting of members shall be given by telephonic, electronic or other communication facility to each member entitled to vote at the meeting, at least fourteen (14) days before the day on which the meeting is to be held.

Pursuant to subsection 197(1) (Fundamental Change) of the Act, a special resolution of the members is required to make any amendment to the by-laws of the Association to change the manner of giving notice to members entitled to vote at a meeting of members.


MEMBERS CALLING A MEMBERS MEETING

The Executive Board shall call a special meeting of members in accordance with Section 167 of the Act, on written requisition of members carrying not less than 5% of the voting rights. If the directors do not call a meeting within twenty-one (21) days of receiving the requisition, any member who signed the requisition may call the meeting.


MEMBERSHIP DUES

Members shall be notified in writing of the membership dues at any time payable by them and, if any are not paid within one (1) calendar month of the membership renewal date the members in default shall automatically cease to be members of the Association.


TERMINATION OF MEMBERSHIP

A membership in the Association is terminated when:
. the member dies or resigns;
. the member is expelled or their membership is otherwise terminated in accordance with the articles or by-laws;
. the member’s term of membership expires; or
. the Association is liquidated and dissolved under the Act.


EFFECT OF TERMINATION OF MEMBERSHIP

Subject to the articles, upon any termination of membership, the rights of the member, including any rights in the property of the Association, automatically cease to exist.


DISCIPLINE OF MEMBERS

The board shall have authority to suspend or expel any member from the Association for any one or more of the following grounds:
. violating any provision of the articles, by-laws, or written policies of the Association;
. carrying out any conduct which may be detrimental to the Association as determined by the board in its sole discretion.

 
PROPOSALS NOMINATING DIRECTORS AT ANNUAL MEMBERS’ MEETINGS

Subject to the Regulations under the Act, any proposal may include nominations for the election of directors if the proposal is physically signed or signed by electronic means (scan a physically signed document or an email endorsement) by not less than 2% of members entitled to vote at the meeting at which the proposal is to be presented. 
 

COST OF PUBLISHING PROPOSALS FOR ANNUAL MEMBERS’ MEETINGS

There is no cost associated with including the proposal and any statement in the notice of meeting at which the proposal is to be presented. Such proposals and statements are sent electronically.


PLACE OF MEMBERS’ MEETINGS

Subject to compliance with section 159 (Place of Members’ Meetings) of the Act, meetings of the members may be held at any place within Canada determined by the Executive Board or, if all of the members entitled to vote at such meeting so agree, outside Canada.


QUORUM AT MEMBERS’ MEETINGS

A quorum at any meeting of the members shall be 10% of the members entitled to vote at the meeting. If a quorum is present at the opening of a meeting of members, the members present may proceed with the business of the meeting even if a quorum is not present throughout the meeting.


VOTES TO GOVERN AT MEMBERS’ MEETINGS

At any meeting of members every question shall, unless otherwise provided by the articles or by-laws or by the Act, be determined by a majority of the votes cast on the questions. In case of an equality of votes either on a show of hands or on a ballot or on the results of electronic voting, the chair of the meeting in addition to an original vote shall have a second or casting vote.


PARTICIPATION BY ELECTRONIC MEANS AT MEMBERS’ MEETINGS

If the Association chooses to make available a telephonic, electronic or other communication facility that permits all participants to communicate adequately with each other during a meeting of members, any person entitled to attend such meeting may participate in the meeting by means of such telephonic, electronic or other communication facility in the manner provided by the Act. A person participating in a meeting by such means is deemed to be present at the meeting. Notwithstanding any other provision of this by-law, any person participating in a meeting of members pursuant to this section who is entitled to vote at that meeting may vote, in accordance with the Act, by means of any telephonic, electronic or other communication facility that the Association has made available for that purpose.


MEMBERS’ MEETINGS HELD ENTIRELY BY ELECTRONIC MEANS

If the directors or members of the Association call a meeting of members pursuant to the Act, those directors or members, as the case may be, may determine that the meeting shall be held, in accordance with the Act and the Regulations, entirely by means of a telephonic, electronic or other communication facility that permits all participants to communicate adequately with each other during the meeting.


NUMBER OF DIRECTORS

The Executive Board shall consist of a minimum of 4 and a maximum of 6 director positions. Any of the executive positions may be shared.


TERM OF OFFICE OF DIRECTORS

The directors shall be elected to hold office for a two-year term, expiring not later than the close of the third annual meeting of members following the election.


CALLING OF MEETINGS OF EXECUTIVE BOARD

Meetings of the Executive Board may be called by any member of the board.


NOTICE OF MEETING OF BOARD OF DIRECTORS

Notice of the time and place for the holding of a meeting of the board shall be given to every director of the Association by electronic means within 7 days before the time when the meeting is to be held.


VOTES TO GOVERN AT EXECUTIVE BOARD MEETINGS

At all meetings of the board, every question shall be decided by a majority of the votes cast on the question. In case of an equality of votes, the chair of the meeting in addition to an original vote shall have a second or casting vote.

 
APPOINTMENT OF OFFICERS

The board may appoint officers on an annual or more frequent basis, specify their duties and, subject to the Act, delegate to such officers the power to manage the affairs of the Association. A director may be appointed to any office of the Association. An officer may, but need not be, a director unless these by-laws otherwise provide. 

 
INVALIDITY OF ANY PROVISIONS OF THESE BY-LAWS

The invalidity or unenforceability of any provision of these by-laws shall not affect the validity or enforceability of the remaining provisions of these by-laws.


OMISSIONS AND ERRORS

The accidental omission to give any notice to any member, director, officer, member of a committee of the board or public accountant, or the non-receipt of any notice by any such person where the Association has provided notice in accordance with the by-laws or any error in any notice not affecting its substance shall not invalidate any action taken at any meeting to which the notice pertained or otherwise founded on such notice.


BY-LAWS AND EFFECTIVE DATE

Subject to the articles, the board of directors may, by resolution, make, amend or repeal any by-laws that regulate the activities or affairs of the Association. Any such by-law, amendment or repeal shall be effective from the date of the resolution of directors.

 
This section does not apply to a by-law that requires a special resolution of the members according to subsection 197(1) (Fundamental change) of the Act because such by-law amendments or repeals are only effective when confirmed by members.

ARTICLE 1 — NOM ET AFFILIATIONS
1.1   L’Association sera désignée en français par le nom d’Association canadienne pour l’évaluation des langues, et en anglais par The Canadian Association of Language Assessment. Son sigle officiel est CALA/ACEL.

1.2   Au plan international, l’ACEL est affiliée à l’organisme suivant : the International Language Testing Association (ILTA).

ARTICLE 2 — OBJECTIFS
2.1   L’Association a pour but général de promouvoir des pratiques de qualité dans le domaine de l’évaluation des langues au Canada, incluant la conception et la recherche, en tenant compte des domaines académiques ainsi que des domaines professionnels.

2.2   De plus, L’Association a les objectifs spécifiques suivants :
. favoriser l’échange d’idées sur l’évaluation des langues entre toutes les parties intéressées, incluant des gens du milieu de l’éducation
. établir un réseau de communication parmi les chercheurs en évaluation des langues au Canada
. consulter au sujet des pratiques de qualité en évaluation des langues, notamment pour les évaluations à enjeux élevés
. conseiller des organismes et des agences du gouvernement fédéral, provincial et municipal, à propos des pratiques de qualité dans le domaine de l’évaluation des langues
. organiser le symposium/la conférence annuelle de l’ACEL 

ARTICLE 3 — LANGUES OFFICIELLES
3.1   Les langues officielles de l’Association sont le français et l’anglais.

ARTICLE 4 — CATÉGORIES DE MEMBRES
4.1   L’Association comporte deux catégories de membres : les membres réguliers et les membres étudiants.

4.1.1 L’adhésion à titre de membre régulier est ouverte à toute personne ayant payé les frais d’adhésion annuels.

4.1.2 L’adhésion à titre de membre étudiant est ouverte à tout étudiant qui présente une preuve de son statut d’étudiant.

4.4   La cotisation annuelle couvre l’adhésion entre le 1er janvier et le 31 décembre.

 
ARTICLE 5 — CONSEIL D’ADMINISTRATION
5.1   Le Conseil d’Administration est chargé de gérer les affaires de l’Association ; il exerce les pouvoirs exécutifs de l’Association et fait rapport à l’assemblée générale.

5.2   Le Conseil d’Administration de l’Association se compose de quatre (4) à six (6) membres, élus aux postes :
. de président(e) (1)
. de vice-président(e) (1)
. de secrétaire (1)
. de trésorier(ère) (1)
. d’agent(e) de communication (1-2)
. de membre associé(e) (1-2)

ARTICLE 6 — FONCTIONS ET POUVOIRS DU CONSEIL D’ADMINISTRATION
6.1   Les fonctions et les pouvoirs du Conseil d’Administration sont les suivants :
. il engage les dépenses qu’il juge nécessaires aux activités de l’Association ;
. il supervise des activités de l’Association ;
. il établit les comités permanents et ad hoc qu’il juge nécessaires, et fait rapport de leurs activités à l’assemblée générale annuelle ;
. il communique régulièrement avec ses membres.

ARTICLE 7 — FONCTIONS DES MEMBRES DU CONSEIL D’ADMINISTRATION
7.1   Le président ou la présidente est le directeur général, la directrice générale de l’association et, en tant que tel(le) :
. représente à ce titre l’Association ;
. gère les liens avec toute autre organisation et institution nationales et internationales en vue de promouvoir l’Association ;
. assume la direction de l’Association ;
. est membre du comité chargé de l’organisation du symposium/de la conférence annuelle de l’ACEL ;
. convoque et préside les réunions de l’assemblée générale annuelle et du conseil d’administration.

7.2   Le (la) vice-président(e) remplace le (la) président(e) lorsque ce (cette) dernier(ère) est soit absent(e) soit incapable de remplir ses tâches. Après avoir terminé son mandat, le (la) président(e) assume le rôle de Président(e) pour le mandat qui suit. Le (la) Vice Président(e) assume les responsabilité suivantes :
. préside le comité chargé de l’organisation du symposium/de la conférence annuelle de l’ACEL ;
. coordonne les services de traduction jugés nécessaires par l’Association en vue d’équilibrer son usage des deux langues officielles

 7.2.1       En l’absence d’un(e) agent(e) de communication, le (la) vice-présidente est aussi responsable des tâches suivantes :
. la gestion et la mise à jour du site Internet de l’Association ; ainsi que
. le développement de nouvelles pages ou de nouvelles fonctionnalités sur le site Web ;
. être la personne-contact pour l’Association, responsable aussi pour la communication entre les membres et le conseil d’administration ;
. être membre du comité qui organise le symposium/la conférence annuel de l’ACEL.

7.3   Le (la) secrétaire :
. prépare les ordres du jour préliminaires de l’assemblée générale annuelle et de la réunion du conseil d’administration ;
. rédige, distribue et archive les procès-verbaux des réunions du conseil d’administration et de l’assemblée générale annuelle ;
. tient à jour les dossiers et les documents officiels de l’Association ;
. maintient à jour la liste des membres avec leur adresse courriel et fait parvenir des avis de renouvellement d’adhésion aux membres au début de chaque année civile ;
. est membre du comité qui organise le symposium/la conférence annuelle de l’ACEL.

7.4   Le (la) trésorier(ère) est responsable de l’administration financière et, à ce titre :
. a la charge de toutes les transactions bancaires de l’Association ;
. voit à la perception des cotisations pour financer les activités de l’Association,
. recueille les sommes dues à l’Association sous forme de frais d’adhésion ; 
. fait les dépenses coutumières nécessaires à l’administration de l’Association ainsi que les dépenses plus importantes, sujettes à l’approbation préalable du Conseil d’Administration ;
. soumet à chaque Assemblée générale annuelle un rapport financier des activités de l’Association et présente au Conseil d’Administration, périodiquement ou sur demande, un rapport sur la situation financière de l’Association ;
. veille à ce que l’Association soumette à l’Agence du revenu du Canada et Industrie Canada les formulaires de déclaration appropriés et ce, en temps opportun.

7.5   L’agent(e) de communication est responsable des tâches suivantes : 
. la gestion et la mise à jour du site Internet de l’Association ; ainsi que
. le développement de nouvelles pages ou de nouvelles fonctionnalités sur le site Web ;
. est la personne-contact pour l’Association, responsable aussi pour la communication entre les membres et le conseil d’administration ;
. est membre du comité qui organise le symposium/la conférence annuelle de l’ACEL.

7.6 Le (la) membre associé(e) :
. est membre du comité qui organise le symposium/la conférence annuelle de l’ACEL.
. préside les comités permanents ou ad hoc que le Conseil d’Administration décide de mettre sur pied.

ARTICLE 8 — COMITÉS AD HOC
8.1   Le Conseil d’Administration peut, de sa propre initiative ou à la demande de l’assemblée générale, créer tout comité ad hoc jugé nécessaire au bon fonctionnement de l’Association.

8.2   Les fonctions et la durée du mandat d’un tel comité sont à déterminer au moment de sa création.

8.3   Chaque comité ad hoc créé se rapporte au Conseil d’Administration.

REGLEMENTS ADMINISTRATIFS DE L’ASSOCIATION CANADIENNE POUR L’EVALUATION DES LANGUES
(décembre 2013)
 

À moins que le contexte n’indique un sens différent, dans les présents règlements administratifs ainsi que dans tous les autres règlements administratifs de l’organisation :

. « Association » désigne l’organisation intitulée l’association canadienne pour l’évaluation des langues/The Canadian Association of Language Assessment.
. « Assemblée de membres » désigne une assemblée annuelle ou extraordinaire des membres ;
. « Assemblée extraordinaire des membres » désigne une assemblée d’une ou de plusieurs catégories de membres ou une assemblée extraordinaire de tous les membres ayant le droit de vote à une assemblée annuelle des membres ;
. « Conseil d’administration » désigne chargé de l’organisation du symposium/de la conférence annuelle de l’ACEL ;
. le conseil d’administration de l’organisation et « administrateur », désigne un membre du conseil ;
. « Loi » se réfère à la Loi canadienne sur les organisations à but non lucratif, L.C. 2009, ch. 23, y compris les règlements pris en vertu de la Loi et toute loi ou tout règlement qui pourraient les remplacer, ainsi que leurs modifications ;
. « Proposition » s’entend d’une proposition présentée par un membre de l’organisation qui répond aux exigences de l’article 163 (Proposition d’un membre) de la Loi ;
. « Règlement administratif » désigne les présents règlements administratifs et tous les autres règlements administratifs de l’organisation ainsi que leurs modifications, qui sont en vigueur ;
. « résolution » s’entend d’une résolution adoptée à cinquante pour cent (50 %) plus une (1) au moins des voix exprimées ;
. « résolution extraordinaire » s’entend d’une résolution adoptée aux deux tiers (2/3) au moins des voix exprimées ;
. « statuts » désigne les statuts constitutifs, initiaux ou mis à jour, ainsi que les clauses de modification, les statuts de fusion, les statuts de prorogation, les clauses de réorganisation, les clauses d’arrangement et les statuts de reconstitution.


INTERPRÉTATION

Dans l’interprétation des présents règlements administratifs, les termes utilisés au masculin incluent le féminin et ceux utilisés au singulier comprennent le pluriel et inversement, et le terme « personne » comprend un particulier, une personne morale, une société de personnes, une société de fiducie et un organisme non doté d’une personnalité morale.

Autrement que tel que spécifié précédemment, les mots et les expressions définis dans la Loi ont la même signification lorsqu’ils sont utilisés dans les présents règlements administratifs.

 
SIGNATURES DES DOCUMENTS

Les actes, les transferts, les cessions, les contrats, les obligations et autres documents écrits nécessitant la signature de l’association peuvent être signés par deux (2) de ses administrateurs.

 
FIN DE L’EXERCICE

La fin de l’exercice financier de l’association doit être le 31 décembre de chaque année.

 
OPERATIONS BANCAIRES 

Les opérations bancaires de l’Association sont effectuées dans une banque menant des activités bancaires au Canada ou ailleurs et désignée, nommée ou autorisée par résolution du conseil d’administration. Les opérations bancaires sont effectuées, en tout ou en partie, par un ou plusieurs administrateurs de l’Association ou d’autres personnes désignées, mandatées ou autorisées à cette fin par résolution du conseil d’administration.

 
POUVOIRS D’EMPRUNT

Les administrateurs ne peuvent en aucun cas contracter des emprunts à même le crédit de l’association.

 
ÉTATS FINANCIERS ANNUELS

L’organisation doit envoyer aux membres une copie des états financiers annuels et tout autre document mentionné au paragraphe 172 (1) (États financiers annuels) de la Loi. Au lieu d’envoyer les documents, l’association peut envoyer à chaque membre un sommaire accompagné d’un avis informant le membre de la procédure à suivre pour obtenir sans frais une copie des documents. 

 
CONDITIONS D’ADHÉSION

Sous réserve des statuts, l’association compte deux (2) catégories de membres votant, à savoir les membres réguliers et les membres étudiants. Les membres étudiants, par résolution du conseil d’administration, pourraient bénéficier d’un rabais des frais d’adhésion. Le conseil d’administration peut, par résolution, approuver l’admission des membres de l’association. Les membres peuvent aussi être admis d’une autre manière déterminée par résolution du conseil d’administration. Les conditions d’adhésion pour les deux catégories de membres votants s’établissent comme suit :

Le titre de membre régulier ou de membre étudiant est réservé aux personnes qui ont demandé et obtenu leur adhésion à titre de membres votants dans l’association.

La période d’adhésion d’un membre votant régulier ou étudiant est d’une (1) année, avec possibilité de renouvellement en conformité avec les politiques de l’association.
Tel qu’indiqué dans les statuts, chaque membre votant régulier ou étudiant a le droit de recevoir un avis de toutes les assemblées des membres de l’association et d’assister à ces assemblées et d’y disposer d’une (1) voix.

Sous réserve du paragraphe 197 (1) (Modification de structure) de la Loi, une résolution extraordinaire des membres est nécessaire pour apporter des modifications à cette disposition des règlements administratifs si de telles modifications touchent les droits et / ou les conditions décrites aux alinéas 197 (1) (e), (h), (l) ou (m).

 
TRANSFERT D’ADHÉSION

L’adhésion n’est pas transférable. 

Sous réserve du paragraphe 197 (1) (Modification de structure) de la Loi, une résolution extraordinaire des membres est nécessaire pour apporter des modifications pour ajouter, changer ou supprimer cette disposition des règlements administratifs.


AVIS D’ASSEMBLÉE DES MEMBRES

Un avis faisant état des date, heure et lieu d’une assemblée de membres est envoyé à chaque membre éligible à voter lors de l’assemblée par tout moyen de communication téléphonique, électronique ou autre, au moins (21) jours avant la tenue de l’assemblée.

En vertu du paragraphe 197 (1) (Modification de structure) de la Loi, une résolution extraordinaire des membres est nécessaire pour modifier les règlements administratifs de l’organisation afin de changer les façons d’aviser les membres éligibles à voter aux assemblées de membres.


CONVOCATION D’UNE ASSEMBLÉE PAR LES MEMBRES 

Le conseil d’administration doit convoquer une assemblée extraordinaire des membres conformément à l’article 167 de la Loi, sur requête écrite des membres qui détiennent au moins 5 % des droits de vote. Si les administrateurs ne convoquent pas une assemblée dans les vingt et un (21) jours suivant la réception de la requête, tout signataire de celle-ci peut le faire.

 
DROITS D’ADHÉSION

Les membres seront avisés par écrit des droits d’adhésion qu’ils sont tenus de payer. Tout membre qui omet de verser ces droits dans un délai d’un (1) mos suivant la date de renouvellement de son adhésion sera privé automatiquement de son statut de membre de l’organisation.

 
FIN D’ADHÉSION

Le statut de membre de l’association prend fin dans l’un ou l’autre des cas suivants :
. le décès du membre ou sa démission ;
. l’expulsion du membre ou la perte du statut de membre d’une autre manière en conformité avec les statuts ou les règlements administratifs ;
. l’expiration de la période d’adhésion ;
. la liquidation ou la dissolution de l’organisation en vertu de la Loi.

 
PRISE D’EFFET DE LA FIN DE L’ADHÉSION

Sous réserve des statuts, l’extinction de l’adhésion entraîne l’extinction des droits du membre, notamment ceux qu’il a à l’égard des biens de l’organisation.

 
MESURES DISCIPLINAIRES CONTRE LES MEMBRES

Le conseil d’administration est autorisé à suspendre ou à expulser un membre de l’organisation pour l’une ou l’autre des raisons suivantes :

. la violation d’une disposition des statuts, des règlements administratifs ou des politiques écrites de l’organisation ;
. une conduite susceptible de porter préjudice à l’organisation, selon l’avis du conseil d’administration à son entière discrétion.


PROPOSITIONS DE CANDIDATURES EN VUE DE L’ÉLECTION DES ADMINISTRATEURS LORS D’ASSEMBLÉES ANNUELLES

Sous réserve des règlements en vertu de la Loi, toute proposition peut faire état des candidatures en vue de l’élection des administrateurs si elle est signée physiquement ou de façon électronique (soit par courriel soit par document numérisé) par au moins 2 % des membres ayant le droit de vote lors de l’assemblée à laquelle la proposition sera présentée.

 
COÛT DE LA PUBLICATION DES PROPOSITIONS FAITES LORS DES ASSEMBLÉES ANNUELLES DES MEMBRES

Il n’y aura pas de coût associé à la publication des propositions, étant donné que toute proposition et tout exposé est transmis par voie électronique.

 
LIEU DE L’ASSEMBLÉE DE MEMBRES 

Sous réserve de l’article 159 (Lieu des assemblées) de la Loi, les assemblées se tiennent au Canada, dans le lieu que choisissent les administrateurs ou en tout lieu à l’extérieur du Canada dont conviennent tous les membres éligibles à y voter.

 
QUORUM LORS D’ASSEMBLÉES DES MEMBRES

Le quorum fixé pour toute assemblée des membres (à moins que la Loi n’exige un nombre plus élevé de membres) correspond à 10 % des voix exprimées par les membres éligibles à voter à l’assemblée. Il suffit que le quorum soit atteint à l’ouverture de l’assemblée pour que les membres puissent délibérer.

 
VOIX PRÉPONDÉRANTES LORS D’ASSEMBLÉES DES MEMBRES

À moins de disposition contraire des statuts, des règlements administratifs ou de la Loi, les décisions relatives aux questions sont prises à la majorité des voix lors de toute assemblée des membres. En cas d’égalité des voix après un vote à main levée, un vote par scrutin secret ou un vote par des moyens électroniques, le président de l’assemblée vote une deuxième fois.


PARTICIPATION PAR TOUT MOYEN DE COMMUNICATION ÉLECTRONIQUE LORS D’ASSEMBLÉES DES MEMBRES

Si l’association choisit de mettre en place tout moyen de communication téléphonique, électronique ou autre permettant à tous les participants de communiquer adéquatement entre eux lors d’une assemblée des membres, toute personne autorisée à assister à celle-ci peut y participer par tout moyen de communication téléphonique, électronique ou autre de la manière prévue par la Loi. Une personne participant à une assemblée par un tel moyen est considérée comme étant présente à l’assemblée. Sauf disposition contraire du présent règlement administratif, toute personne participant à une assemblée visée par cet article et habilité à y voter peut le faire, conformément à la Loi, par tout moyen de communication téléphonique, électronique ou autre mis à disposition par l’association à cette fin.

 
TENUE D’UNE ASSEMBLÉE DES MEMBRES ENTIÈREMENT PAR MOYEN DE COMMUNICATION ÉLECTRONIQUE 

Si les administrateurs ou les membres de l’association convoquent une assemblée des membres en vertu de la Loi, les administrateurs ou les membres, selon le cas, peuvent déterminer que l’assemblée soit tenue, conformément à la Loi et aux Règlements, entièrement par tout moyen de communication téléphonique, électronique ou autre permettant à tous les participants de communiquer adéquatement entre eux lors de l’assemblée.


NOMBRE D’ADMINISTRATEURS

Le nombre minimum d’administrateurs ne peut être inférieur à quatre (4) et le nombre maximum ne doit pas dépasser six (6). Toute poste pourrait être partagé par deux personnes. 

 
DURÉE DU MANDAT DES ADMINISTRATEURS

Les administrateurs sont élus pour un mandat de deux ans se terminant au plus tard à la clôture de la troisième assemblée annuelle des membres suivant les élections.

 
CONCOVATION DE LA RÉUNION DE CONSEIL D’ADMINISTRATION

Les réunions du conseil peuvent être convoquées par n’importe quel membre du conseil.

 
AVIS DE RÉUNION DU CONSEIL D’ADMINISTRATION

Un avis précisant les dates, heure et lieu d’une réunion du conseil d’administration est donné par voie électronique à chaque administrateur de l’association au plus tard sept (7) jours avant la date prévue.

 
VOIX PRÉPONDÉRANTES LORS DES RÉUNIONS DU CONSEIL D’ADMINISTRATION

Dans toutes les réunions du conseil d’administration, la décision concernant une question donnée est rendue à la majorité des voix exprimées sur cette question. En cas d’égalité, le président de la réunion vote une deuxième fois.

 
NOMINATION DES DIRECTEURS

Le conseil d’administration peut créer des postes de directeurs(trices), y nommer les directeurs chaque année ou à intervalle plus fréquent, préciser leurs fonctions et, sous réserve des dispositions de la Loi, leur déléguer le pouvoir de gérer les activités de l’association. Un administrateur peut être nommé à n’importe quel poste au sein de l’association. Un directeur peut être un administrateur, mais il ne s’agit pas d’une exigence à moins que le présent règlement administratif n’impose cette condition. 


INVALIDITÉ DE TOUTE DISPOSITION DU PRÉSENT RÈGLEMENT ADMINISTRATIF

L’invalidité ou l’impossibilité de mettre en œuvre une disposition des présents règlements administratifs ne touche en rien la validité ni l’a mise en œuvre des autres dispositions de ce règlement administratif.


OMISSIONS ET ERREURS
La non-communication involontaire d’un avis à un membre, à un administrateur, à un dirigeant, à un membre d’un comité du conseil d’administration ou à l’expert-comptable, la non-réception d’un avis par l’un de ses destinataires lorsque l’organisation a fourni un avis conformément aux règlements administratifs ou la présence, dans un avis, d’une erreur qui n’influe pas sur son contenu ne peut invalider aucune mesure prise à une assemblée visée par l’avis en question ou autrement fondée sur cet avis.


RÈGLEMENTS ADMINISTRATIFS ET ENTRÉE EN VIGEUR

Sous réserve des statuts, le conseil d’administration peut, par résolution, prendre, modifier ou abroger tout règlement administratif qui régit les activités ou les affaires de l’organisation. Un tel règlement administratif, sa modification ou son abrogation, entre en vigueur à la date de la résolution des administrateurs. Cette disposition ne s’applique pas aux règlements administratifs qui exigent une résolution extraordinaire des membres conformément au paragraphe 197 (1) (Modification de structure) de la Loi.